Die ERP-Auswahl stellt Entscheider häufig vor hohe Anforderungen und Herausforderungen
Die Auswahl, Konzeption und Einführung eines ERP-Systems ist ein entscheidendes Unterfangen, das jedes Unternehmen vor eine Reihe von komplexen Herausforderungen stellt. Da ein ERP-Projekt nicht zum alltäglichen Geschäft gehört, nimmt es sowohl für die Organisation als auch für die beteiligten Menschen eine besondere Stellung ein. Die Auswirkungen eines solchen Projekts sind tiefgreifend und können die strategische, finanzielle und operative Performance eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen.
Diese weitreichenden Konsequenzen machen die Entscheidung über ein ERP-Projekt zu einer strategischen Wegmarke, die sorgfältig abgewogen und geplant werden sollte. Fehler oder Ungenauigkeiten können sich schnell zu schwerwiegenden Problemen auswachsen, die den Unternehmenserfolg gefährden. Andererseits bietet ein erfolgreich implementiertes ERP-System die Chance, die Unternehmensprozesse erheblich zu optimieren, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.
Angesichts dieser Dualität von Risiko und Chancen ist die Vorbereitung und Durchführung eines ERP-Projekts kein leichtes Unterfangen. Es ist daher für Manager und Entscheidungsträger unerlässlich, sich im Vorfeld mit den potenziellen Fallstricken auseinanderzusetzen. Im Folgenden werden die zehn wichtigsten Herausforderungen und Probleme, die im Kontext eines ERP-Projekts typischerweise auftreten, beleuchtet. Die Kenntnis dieser Aspekte bietet eine wichtige Orientierungshilfe und hilft, das Risiko von Fehlentscheidungen zu minimieren.
1. Hohe Arbeitslast
Die Auswahl eines neuen ERP-Systems ist ein tiefgreifender Prozess, der erhebliche Ressourcen und Zeit von den Entscheidungsträgern erfordert. Dazu gehören die Ermittlung der Geschäftsanforderungen, die Vorbereitung von RFPs, die Durchführung von Anbieterpräsentationen und die Bewertung von Lösungsdemos. Die bereits bestehenden Verpflichtungen der Entscheidungsträger können zu einer Überlastung führen, da sie sowohl ihre regulären Pflichten als auch die komplexen Aufgaben der ERP-Auswahl bewältigen müssen.
2. Starker Zeitdruck
Die Geschäftsabläufe ändern sich heute rasch, und die Unternehmen sind bestrebt, sich an die veränderten Marktbedingungen anzupassen. Infolgedessen kann die Nachfrage nach einer raschen ERP-Implementierung groß sein, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen oder von technologischen Innovationen zu profitieren. Dieser hohe Zeitdruck kann Entscheidungsträger dazu bringen, übereilte Entscheidungen zu treffen, ohne genügend Zeit für eine gründliche Bewertung der verschiedenen Lösungen zu haben.
3. Fehlende Marktkenntnis
Der Markt für ERP-Systeme ist mit einer Vielzahl von Anbietern, Funktionen und Technologien gesättigt. Entscheidungsträger müssen über fundierte Marktkenntnisse verfügen, um die verschiedenen Optionen verstehen und bewerten zu können. Der Mangel an aktuellen Informationen über die neuesten Trends, branchenspezifischen Lösungen und aufkommenden Technologien kann dazu führen, dass die Auswahlentscheidungen nicht optimal auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt sind.
4. Interne Beharrungskräfte
Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann zu Veränderungen bei bestehenden Arbeitsweisen und Prozessen führen. Mitarbeiter und Abteilungen, die an etablierte Prozesse gewöhnt sind, zögern möglicherweise, Innovationen anzunehmen. Dieser interne Widerstand kann die Akzeptanz des neuen Systems beeinträchtigen und zu Verzögerungen bei der Einführung führen, da Zeit für Schulungen und Anpassungen benötigt wird.
5. Mangelndes Personal
Die Bewertung eines ERP-Systems erfordert Querschnittswissen in Bereichen wie IT, Geschäftsprozesse, Finanzen und Projektmanagement. Für Unternehmen kann es jedoch aufgrund begrenzter Ressourcen oder eines Mangels an Fachleuten schwierig sein, Experten mit dem erforderlichen Fachwissen zu finden. Ohne ausreichende Unterstützung haben die Entscheidungsträger Schwierigkeiten, die umfassenden Aspekte der ERP-Auswahl angemessen zu bewältigen.
6. Fehlendes Methodenwissen
Die Auswahl eines ERP-Systems erfordert eine strukturierte Methodik, die von der Ermittlung der Anforderungen über die Erstellung von Bewertungskriterien bis hin zur Analyse von Demos und Testphasen reicht. Mangelndes Wissen über bewährte Verfahren kann zu unstrukturierten Prozessen führen, bei denen wichtige Aspekte übersehen werden können.
7. Intransparenz über Standardisierung
Unternehmen streben häufig eine stärkere Standardisierung von Prozessen und Daten an, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten. Die Auswahl eines ERP-Systems, das diese Standardisierung unterstützt, kann eine Herausforderung sein. Sie erfordert eine detaillierte Analyse der Anforderungen und einen Abgleich mit den verfügbaren Systemoptionen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung die gewünschten Standardisierungsziele erreicht.
8. Keine Hersteller-Kontakte
Der Aufbau und die Pflege von Kontakten zu ERP-Herstellern und -Anbietern ist entscheidend, um relevante Informationen, Produktdemos und Angebote zu erhalten. Unternehmen, die keine etablierten Beziehungen zu Anbietern haben, haben möglicherweise Schwierigkeiten, direkten Zugang zu den neuesten Informationen und maßgeschneiderten Lösungen zu erhalten.
9. Risiko der Gefährdung des Betriebs
Die Einführung eines neuen ERP-Systems birgt potenzielle Betriebsrisiken, einschließlich möglicher Unterbrechungen oder Ausfälle. Die Entscheidungsträger müssen sicherstellen, dass die Implementierung nahtlos verläuft, um negative Auswirkungen auf den laufenden Geschäftsbetrieb zu minimieren. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, Tests und Schulungen.
10. Keine unabhängigen Ansprechpartner
Während des ERP-Auswahlverfahrens kann es an unabhängigen Fachleuten mangeln, die objektive Ratschläge und Einblicke geben können. Dies könnte die Unsicherheit erhöhen, da die Entscheidungsträger auf sich allein gestellt sind und möglicherweise Schwierigkeiten haben, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Wie können Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen?
Diese Herausforderungen machen deutlich, dass die Auswahl eines ERP-Systems eine komplexe Aufgabe ist, die nicht nur technisches Wissen, sondern auch strategisches Denken und zwischenmenschliche Fähigkeiten erfordert. Das ERP-Vorprojekt SPARK der ICB GmbH vereint diese Aspekte und kann die dargestellten Herausforderungen für Unternehmen aus dem Weg räumen.
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