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Case Study

Die öffentliche Hand kann auch Cloud ERP

Die Einführung eines Cloud ERP-Systems in der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss.

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Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss Gebäude
Kunde
Stiftung Humboldt Forum
im Berliner Schloss
Branche
Öffentliche Sektor

Der erfolgreiche Weg zu einer Cloud ERP-Lösung

Die Einführung eines ERP-Systems gilt im öffentlichen Sektor traditionell als langwieriges Unterfangen mit vielen Beteiligten und spezifischen Anforderungen. Doch das Beispiel der Stiftung Humboldt Forum (SHF) zeigt, dass die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen möglich ist. Gemeinsam mit der ICB entschied man sich bewusst dafür, neue Wege in der Cloud zu gehen und zu demonstrieren, dass auch die öffentliche Hand "cloud-ready" ist.

Stiftung Humboldt Forum Schlosskeller

Cloud ERP als Basis zur Digitalisierung

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss_Außenfassade

Papiergestützte Prozesse

Herausforderung

Als eine Folge des jungen und schnellen Wachstums, indessen Rahmen die IT immer wieder erweitert und angepasst wurde, verfügte die SHF über eine fragmentierte Systemlandschaft, in der die verschiedenen Bereiche bisher getrennt voneinander betrieben wurden. Das Ergebnis waren Prozess- und Informationssilos, die die Zusammenführung aller relevanten Daten und damit die Erfüllung grundsätzlicher Berichtspflichten unnötig erschwerten. Durch diese hohe Komplexität war schnell klar, dass eine Anbindung dieser Legacy-Systeme an ein neues ERP sehr schnell an Grenzen stoßen würde.

Vorgehensweise

In einer vorausgehenden Konzeptionierungsphase wurden die Soll-Prozesse und die Soll-Architektur, aller relevanten Daten und die Projektdaten zusammen-gestellt. Die Zielarchitektur sollte sämtliche Prozesse “Ende-zu-Ende” integrieren, um die Basis für eine um-fassende Vereinheitlichung und weitere Automatisierung zu legen. Anschließend folgte die Erstellung des Lasten-heftes und die Durchführung einer EU-weiten Ausschrei-bung, in deren Folge ICB eine Vergabeempfehlung aussprach. Nach der Ausschreibung fiel die Wahl auf die SaaS-Lösung “Microsoft Dynamics Business Central”.

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss_Ostfassade

In Rekordzeit & unter Budget in die Cloud

Durch die Bereitschaft, Cloud-ERP als Greenfield-Lösung zu implementieren, konnte das Ziel eines Go-live nach 6 Monaten eingehalten werden. Auch die Budgetvorgabe aus der Aus-schreibung wurde unterschritten. Es gelang den Projekt-partnern, eine einheitliche Systemlandschaft, in der alle Prozesse von Ende-zu-Ende erfasst sind, ohne irgendwelche Medien- oder Kommunikationsbrüche aufzubauen. Durch die Neuschaffung entstanden schlanke, effiziente Unternehmens-prozesse mit einheitlicher Kommunikation. Die vorgegeben analogen bzw. dokumentengetriebenen Prozesse konnten durch die neue Lösung komplett digitalisiert werden.

Ergebnisse:
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Einführung eines ERP-Systems
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Strategische Auswahl eines Herstellers
Abbildung der Prozesse Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Finance & Controlling
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Erstellung des Lastenhefts, Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung
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Erstellung einer Vergabeempfehlung und Einführung des Systems

Eine konsolidierte ERP-Lösung in der Cloud.

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