Die Einführung eines Cloud ERP-Systems in der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss.
Die Einführung eines ERP-Systems gilt im öffentlichen Sektor traditionell als langwieriges Unterfangen mit vielen Beteiligten und spezifischen Anforderungen. Doch das Beispiel der Stiftung Humboldt Forum (SHF) zeigt, dass die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen möglich ist. Gemeinsam mit der ICB entschied man sich bewusst dafür, neue Wege in der Cloud zu gehen und zu demonstrieren, dass auch die öffentliche Hand "cloud-ready" ist.
Als eine Folge des jungen und schnellen Wachstums, indessen Rahmen die IT immer wieder erweitert und angepasst wurde, verfügte die SHF über eine fragmentierte Systemlandschaft, in der die verschiedenen Bereiche bisher getrennt voneinander betrieben wurden. Das Ergebnis waren Prozess- und Informationssilos, die die Zusammenführung aller relevanten Daten und damit die Erfüllung grundsätzlicher Berichtspflichten unnötig erschwerten. Durch diese hohe Komplexität war schnell klar, dass eine Anbindung dieser Legacy-Systeme an ein neues ERP sehr schnell an Grenzen stoßen würde.
In einer vorausgehenden Konzeptionierungsphase wurden die Soll-Prozesse und die Soll-Architektur, aller relevanten Daten und die Projektdaten zusammen-gestellt. Die Zielarchitektur sollte sämtliche Prozesse “Ende-zu-Ende” integrieren, um die Basis für eine um-fassende Vereinheitlichung und weitere Automatisierung zu legen. Anschließend folgte die Erstellung des Lasten-heftes und die Durchführung einer EU-weiten Ausschrei-bung, in deren Folge ICB eine Vergabeempfehlung aussprach. Nach der Ausschreibung fiel die Wahl auf die SaaS-Lösung “Microsoft Dynamics Business Central”.
Durch die Bereitschaft, Cloud-ERP als Greenfield-Lösung zu implementieren, konnte das Ziel eines Go-live nach 6 Monaten eingehalten werden. Auch die Budgetvorgabe aus der Aus-schreibung wurde unterschritten. Es gelang den Projekt-partnern, eine einheitliche Systemlandschaft, in der alle Prozesse von Ende-zu-Ende erfasst sind, ohne irgendwelche Medien- oder Kommunikationsbrüche aufzubauen. Durch die Neuschaffung entstanden schlanke, effiziente Unternehmens-prozesse mit einheitlicher Kommunikation. Die vorgegeben analogen bzw. dokumentengetriebenen Prozesse konnten durch die neue Lösung komplett digitalisiert werden.
