Für einen Mittelständler aus der Energiespeicher-Branche hat die ICB GmbH Microsoft Dynamics 365 Business Central und Field Service zu einer durchgängigen Plattform verbunden. In Business Central bildet der Kunde mehrere Geschäftsmodelle ab – von der Konfektionierung der Batterien über die Wartung bis zur Notfallversorgung – während Field Service die operative Serviceausführung vor Ort übernimmt.
Der Kunde ist ein Mittelständler aus der Energiespeicher-Branche, der industrielle Batteriesysteme über mehrere Geschäftsmodelle bedient: Er konfektioniert Batterien aus einzelnen Komponenten, wartet die Anlagen im Außendienst und sichert mit einer Notfallversorgung die Verfügbarkeit im Ausfall. Der Verkauf ist damit nur der Anfang – der Wert entsteht über den gesamten Lebenszyklus.
Genau diese Kombination – kaufmännischer Vertrieb auf der einen, technischer Außendienst auf der anderen Seite – macht die IT-Landschaft anspruchsvoll. Das kaufmännische Team braucht saubere Aufträge, Preise und Abrechnungen; Techniker brauchen klare Arbeitsaufträge, die Historie der Anlage und funktionierende Werkzeuge vor Ort, auch offline.
Das bestehende Microsoft Navision deckte die kaufmännischen Prozesse ab, stieß im Servicegeschäft aber an Grenzen. Der Weg vom Serviceauftrag zum Techniker im Außendienst war nicht durchgängig: Informationen wurden mehrfach erfasst, der Materialverbrauch im Servicefahrzeug war schwer nachzuhalten, und die Dokumentation der Wartung lief neben dem System her statt darin.
Der Projektumfang war entsprechend breit: Business Central als führendes ERP, ergänzt um ein CRM für Vertrieb und Kundenbeziehungen, ein Dokumentenmanagement (DMS) für revisionssichere Belege sowie Microsoft Dynamics 365 Field Service für die operativen Serviceprozesse. So entstand eine durchgängige Microsoft-Plattform – von der kaufmännischen Abwicklung über die Kundenhistorie bis zum Techniker vor Ort.
Die eigentliche Herausforderung lag in der Vielfalt: Ein Mittelständler mit mehreren Geschäftsmodellen – Konfektionierung, Wartung und Notfallversorgung – sollte alle Wertschöpfungsarten in einem ERP abbilden und zugleich den Feldservice durchgängig anbinden. Genau diese Kombination haben wir in Business Central und Field Service zusammengeführt.
Die beiden Systeme teilen sich die Arbeit nach einer klaren Linie: Business Central ist das führende System für alles Kaufmännische, Microsoft Dynamics 365 Field Service für alles Operative im Außendienst. Gekoppelt werden sie über Microsoft Dataverse – die gemeinsame Datenplattform, über die beide Systeme dieselben Datensätze austauschen.
In Business Central laufen Finanzbuchhaltung inklusive DATEV-Anbindung, Einkauf, Lager und Logistik, die Preisfindung sowie die kaufmännische Seite der Serviceaufträge und die Abrechnung. Hier entsteht der Serviceauftrag, hier wird am Ende fakturiert.
Field Service übernimmt die Ausführung: die Arbeitsaufträge (Work Orders), die Verwaltung der Anlagen beim Kunden, die Disposition und die mobile App für die Techniker. Der Serviceauftrag aus Business Central wird zur Work Order, der Techniker führt die Wartung aus, dokumentiert sie mit Inspektionsbericht und Kundensignatur – und die Rückmeldung fließt zurück nach Business Central bis zur Abrechnung.
Der Serviceprozess vom kaufmännischen Auftrag bis zur Abrechnung – über Microsoft Dataverse gekoppelt. Bild: KI-generiertes Motiv, Prozessdarstellung: eigene Grafik.
Ziel war nicht nur ein neues ERP, sondern eine klare Trennung der Verantwortung zwischen kaufmännischer und operativer Welt – bei durchgängigen Daten. Die Schritte im Überblick:
Verantwortung sauber geschnitten: Was gehört ins ERP, was in das System für das operative Servicegeschäft?
Business Central als kaufmännische Basis: Finanzen mit DATEV, Kostenrechnung und Dimensionen, Einkauf, Lager, Preisfindung, Angebots- bis Auftragsabwicklung
Mehrere Geschäftsmodelle in einem ERP: Konfektionierung über einen Montagekonfigurator, Wartungsgeschäft und Notfallversorgung
Field Service über Microsoft Dataverse angebunden – Serviceauftrag und Work Order bleiben synchron
Servicewagen als eigener Lagerort in Business Central abgebildet
Mobile Technikerausführung inklusive Offline: Checklisten, Inspektionsberichte und Kundensignatur direkt im System
Das Servicefahrzeug wird in Business Central als eigener Lagerort geführt. Material wird aus dem Zentrallager dorthin umgelagert, der Verbrauch entsteht in der Work Order – so bleibt der Bestand bis zum Kunden nachvollziehbar, ohne dass jemand Listen nebenher pflegt.
Bild: KI-generiert.
Business Central führt das Kaufmännische, Field Service das Operative – gekoppelt über Microsoft Dataverse. Informationen entstehen einmal statt mehrfach.
Das Servicefahrzeug ist ein eigener Lagerort in Business Central: Material wird aus dem Zentrallager umgelagert, der Verbrauch in der Work Order dokumentiert.
Checklisten, Inspektionsberichte und die Kundensignatur entstehen direkt in der mobilen App der Techniker – auch offline.
Konfektionierung, Wartung und Notfallversorgung laufen über ein gemeinsames ERP statt über getrennte Insellösungen.
Ob Business Central, Field Service oder das Zusammenspiel beider – wir prüfen mit Ihnen, wie sich Ihre Geschäftsmodelle und Ihr Feldservice auf einer Plattform abbilden lassen. Unverbindlich und konkret.
Beratungstermin buchenWie wir ERP-Projekte umsetzen: von der Verantwortungsabgrenzung über die Konfiguration bis zum Go-Live – mit Blick auf Standard statt Sonderlösung.
Der Ausgangspunkt jeder durchgängigen Serviceplattform: Prozesse schneiden, Verantwortung klären und doppelte Erfassung beenden.
Reales Beratungsprojekt der ICB GmbH, anonymisiert dargestellt – Angaben zu Branche und Projektumfang bewusst allgemein gehalten. Seitenbilder: KI-generiert; die Prozessdarstellung ist eine eigene Grafik auf KI-generiertem Motiv.
