Erfolgsgeschichte
Die ICB GmbH migrierte eine öffentlich-rechtliche Kultureinrichtung im Festpreisprojekt nach EVB-IT - mit rund 350 Anforderungen von Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, inklusive eigenentwickeltem Tagungszentrums-Modul und Go-Live zum 31.12.2025.
Der Kunde ist ein öffentlicher Auftraggeber: eine öffentlich-rechtliche Kultur- und Ausstellungseinrichtung. Sein Betrieb ruht auf zwei sehr unterschiedlichen Standbeinen. Im Ausstellungs- und Besucherbetrieb bleibt die IT technisch überschaubar: Die Ticketverkäufe aus dem Kassensystem werden einmal täglich per Schnittstelle ins ERP eingelesen. Das Tagungszentrum dagegen vermietet Räume, vom kleinen Besprechungsraum bis zum großen Saal, samt Equipment wie Beamer, Whiteboards, Stühlen und Tischen, teils mit Buchungen für die kommenden Jahre.
Beide Bereiche liefen bisher über ein stark individualisiertes Microsoft Dynamics NAV (Navision), das lokal (on-premise) betrieben wurde und über die Jahre eng an die Abläufe des Hauses angepasst worden war. Als öffentlicher Auftraggeber ist die Einrichtung bei der Vergabe an das Standard-Vertragswerk EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) gebunden. Das prägt die gesamte Projektstruktur.
Die Ausschreibung war nach EVB-IT strukturiert und entsprechend umfangreich: Das Leistungsverzeichnis umfasste rund 350 Anforderungen, die als Festpreisprojekt abzuarbeiten waren. Ziel war der Wechsel vom stark angepassten, lokalen Navision auf ein möglichst standardisiertes Microsoft Dynamics 365 Business Central, und zwar so, dass der laufende Betrieb des Hauses zu keinem Zeitpunkt stillstand.
Die größte Anpassung betraf das Tagungszentrum. Die dort nötige Logik war zuvor komplett von einem externen Dienstleister eigenentwickelt worden und stand für Business Central nicht zur Verfügung. Sie musste also neu gedacht und im neuen System nachgebaut werden, ohne den gewachsenen Funktionsumfang zu verlieren.
Der Anspruch war nicht, die alte Individuallösung eins zu eins zu kopieren, sondern so viel Business-Central-Standard wie möglich zu nutzen und nur dort gezielt zu entwickeln, wo das Geschäftsmodell es zwingend verlangt. Planbar zum Festpreis.
Verfügbarkeitslogik im Tagungszentrum: Räume und Equipment werden entlang der Prozesskette von der Anfrage bis zur Rechnung verplant. Bild: KI-generiert.
Das Tagungszentrum war der anspruchsvollste Teil des Projekts. Seine Komplexität entsteht aus einer einfachen physischen Tatsache: Ein Stuhl, ein Beamer oder ein Raum kann zu einem Zeitpunkt immer nur an einem Ort sein. Genau diese Verfügbarkeits- und Ressourcenlogik bildet die Entwicklung in Business Central ab, jeder Gegenstand wird nur einmal gleichzeitig verplant.
Darauf setzt ein durchgängiger Prozess auf: Eine Anfrage wird aufgenommen und im Kalender eingeplant, es folgen Kostenvoranschlag und Angebot, und darauf basierend entstehen Auftrag und Rechnung. Alle benötigten Anlagen lassen sich einer Veranstaltung und einem Raum zuweisen, sodass jederzeit klar ist, was wann wo gebraucht wird.
Das hat auch einen ganz praktischen Nutzen für den Betrieb: Die Technik erhält jeden Morgen ein Briefing, welche Räume wie vorbereitet werden müssen und was von wo nach wo zu stellen ist. Bestimmte Räume oder Flure lassen sich blocken, und die Vorbereitung greift mit der Reinigung ineinander. Über ein passend aufgebautes Datenmodell werden zudem Auswertungen möglich, etwa zur Auslastung, zur Optimierung des Angebots und zur Priorisierung, wer eine Veranstaltung gebucht hat, einschließlich der Eigenveranstaltungen des Hauses.
Ziel war nicht nur ein neues ERP, sondern so viel Standard wie möglich bei rund 350 Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis. Die Schritte im Überblick:
Anforderungen strukturiert: Auf Basis des bewährten ICB-Vorgehens „Ignite“ wurden Workshops durchgeführt und das Vorgehen an das Leistungsverzeichnis und den EVB-IT-Rahmen angepasst.
Standardisierung statt Customizing: Wo immer möglich kam der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central zum Einsatz, statt gewachsene Sonderlösungen erneut individuell nachzubauen.
Tagungszentrum als Eigenentwicklung in Business Central: eine voll integrierte Lösung für die Raum- und Equipment-Vermietung, die den gesamten Vermietprozess abbildet.
Dokumente und Finanzen angebunden: Shareflex als Dokumentenmanagementsystem für Ablage, Archivierung und Eingangsrechnungsverarbeitung, ergänzt um Continia Finance; Continia Banking ist als Ausbaustufe vorgesehen.
Reisekosten und Datenmigration: ein Reisekostenmodul nach landesspezifischem Reisekostenrecht in Business Central, dazu die Überführung aller geplanten Veranstaltungen, offener Anfragen, Angebote und Aufträge in das neue Datenmodell.
Go-Live und Betrieb: Der Go-Live erfolgte zum 31.12.2025, anschließend übernimmt die ICB über 36 Monate den Support mit eigenem Tickettool und DevOps-Pipelines für Updates.
Wer eine über Jahre gewachsene Individuallösung ablöst, trifft auf eingespielte Abläufe und erfahrene Anwenderinnen und Anwender, die ihre Prozesse genau kennen. Diese Erwartung ernst zu nehmen und zugleich Raum für schlankere, standardnahe Abläufe zu schaffen, war eine der zentralen Aufgaben. Gerade im öffentlichen Sektor sind die Fachbereiche eng eingebunden, umso mehr zahlt sich frühe, transparente Kommunikation aus. Erwartungsmanagement und ein enger Austausch auf Fach- wie auf Projektleitungsebene waren deshalb ebenso entscheidend wie die technische Umsetzung.
Vom lokal betriebenen, stark individualisierten Navision hin zu einem weitgehend standardisierten, modernen und updatefähigen Business Central.
Das Tagungszentrum ist voll integriert: ein Datenmodell von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung, inklusive Raum- und Equipment-Planung.
Rund 350 Anforderungen aus dem EVB-IT-Leistungsverzeichnis, umgesetzt als Festpreisprojekt mit klarem Go-Live-Termin.
36 Monate Support durch die ICB, mit eigenem Tickettool und DevOps-Pipelines für Updates.
Ob öffentlicher Auftraggeber oder Mittelstand: Wir begleiten die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central von der Ausschreibung bis zum Betrieb und prüfen mit Ihnen, wie sich Ihre Prozesse im Standard abbilden lassen.
Beratungstermin buchenWie wir ERP-Projekte umsetzen: von der Anforderungsstruktur über die Konfiguration bis zum Go-Live, mit Blick auf Standard statt Sonderlösung.
Bevor ein System entscheidet: Prozesse schneiden, Verantwortung klären und prüfen, welche Sonderwege im Standard aufgehen können.
Reales Beratungsprojekt der ICB GmbH, anonymisiert dargestellt: Angaben zu Kunde, Ort und Systemumgebung sind bewusst allgemein gehalten. Beide Seitenbilder sind KI-generiert.
