Erfolgsgeschichte
Ein Einzelfertiger mit eigener Softwareentwicklung hat sein ERP-System in 11 Monaten neu eingeführt: Projektstart Januar 2025, Go-Live von Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management zum 01.01.2026. Begleitet von der ICB GmbH mit 6 bis 8 Beratern.
Der Kunde vereint zwei Geschäftsmodelle unter einem Dach: die Softwareentwicklung, also Forschung und Entwicklung als eigener Prozess, und ein produzierendes Geschäft, in dem komplexe technische Systeme kundenspezifisch aufgebaut werden. Jedes dieser Systeme ist ein Unikat, der Fertigungstyp damit klassische Einzelfertigung. Beide Geschäftsmodelle mussten in einem System abgebildet werden. Eingeführt wurde zuerst am deutschen Hauptstandort, weitere Standorte folgen später.
Bestände per Sichtprüfung statt im System: der Zustand, den das Projekt aufgelöst hat. Bild: KI-generiert.
Ein ERP-System war bereits vorhanden, seine Einführung jedoch faktisch gescheitert. Die Prozesse waren nicht sauber aufgesetzt und nicht Ende-zu-Ende gedacht worden, die Datenstrukturen nicht ordentlich übernommen. Ein belastbares Prozess- und Datenfundament gab es damit nicht. Die Folge: Das System wurde nur rudimentär genutzt. Lager, Logistik und Produktion arbeiteten weitgehend daran vorbei. Bestände beurteilte man per Sichtprüfung statt im System, Materialanforderungen liefen über Zuruf und Telefon. Das ERP diente überwiegend dazu, nachträglich zu verbuchen, was längst passiert war. Das ist ein Muster, das wir aus Projekten kennen: Nicht die Technik versagt, sondern die Prozess- und Datenarbeit davor. Es konnte deshalb keine Reparatur werden, sondern nur ein Neustart auf einer neuen Plattform.
Die Systementscheidung war zu Projektbeginn bereits gefallen, sie war das Ergebnis einer vorgelagerten ERP-Auswahl. Hier ging es um die Umsetzung. Der Scope umfasste den kompletten ERP-Kern: alle Ende-zu-Ende-Prozesse über sämtliche Bereiche, inklusive aller Schnittstellen und Umsysteme. Dazu kamen zwei Anbindungen: Der Kunde hatte kurz zuvor Microsoft Dynamics 365 Sales eingeführt, die Integration zwischen CRM und ERP entstand in praktisch allen Prozessen. Ein bestehendes Service-System, nicht von Microsoft, wurde angebunden, ohne Serviceprozesse im ERP abzubilden. Der Zieltermin 01.01.2026 stand von Anfang an fest und war die Rahmenbedingung, an der sich das gesamte Vorgehen ausrichten musste.
Elf Monate für einen vollständigen ERP-Kern gelingen nur, wenn Methodik und Team zusammenpassen. Wir haben das Projekt nach unserem Vorgehensmodell für die ERP-Einführung aufgesetzt und bewusst klein besetzt: 6 bis 8 Berater, ein Experte je Ende-zu-Ende-Prozess. Taktgeber der Methodik ICB IGNITE sind drei Conference Room Pilots, also Durchläufe, in denen Fachbereiche und Consultants die Prozesse gemeinsam im System aufbauen und durchspielen, statt sie auf Papier zu beschreiben. Der zweite Hebel war die Reihenfolge: Alle Ende-zu-Ende-Prozesse entstanden zunächst konsequent im Standard von Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und wurden vollständig gezeigt. Erst danach benannten die Fachbereiche, wo eine Anpassung darüber hinaus Mehrwert bringt. Nicht theoretisch durchdiskutieren, sondern am laufenden System entscheiden: Das kostet weniger Zeit, hält das Team klein und senkt die Kosten.
Train-the-Trainer: Power User aus den Fachbereichen arbeiten früh gemeinsam mit den Consultants im System und schulen später ihre eigenen Teams. Bild: KI-generiert.
Aus unserer Projekterfahrung ist die schwierigste Aufgabe bei einer ERP-Einführung selten die Technik, sondern das Change Management. Mitarbeitende sollen eine neue Plattform, neue Prozesse und eine neue Oberfläche annehmen. Manche gehen mit, manche warten ab, und es gibt Kritiker und Blockierer. Dass hier und nicht in der Software die eigentliche Hürde liegt, hören wir von vielen Unternehmen. Diese Arbeit lässt sich nicht auslagern. Sie muss als eigener, hausinterner Stream parallel zum Projekt laufen. Wir unterstützen und befähigen die Power User, die von Beginn an ans System herangeführt werden und anschließend ihre eigenen Teams schulen. So entstehen früh Befürworter. Die Initiative muss auf Kundenseite liegen: Wer diese Rolle früh besetzt, hat einen Risikofaktor weniger.
Der Go-Live erfolgte pünktlich zum 01.01.2026, die finale Datenübernahme hat funktioniert. In der Hypercare-Phase haben wir letzte Punkte behoben und die Organisation befähigt, vollumfänglich mit dem System zu arbeiten. Aus dem Projekt mitgenommen hat das Unternehmen:
Go-Live pünktlich zum 01.01.2026, elf Monate nach Beauftragung
Alle Ende-zu-Ende-Prozesse inklusive Schnittstellen und Umsysteme im Scope
Zwei Geschäftsmodelle in einem System: Einzelfertigung und Entwicklung
Integration zu Microsoft Dynamics 365 Sales in praktisch allen Prozessen
Finale Datenübernahme zum Go-Live hat funktioniert
Power User als Trainer der eigenen Teams etabliert
Wissen strukturiert und dokumentiert über Azure DevOps und ICB IGNITE
Deutschland-Template als Basis für den Rollout in weitere Standorte
Go-Live zum 01.01.2026, elf Monate nach Beauftragung - inklusive aller Ende-zu-Ende-Prozesse, Schnittstellen und Umsysteme.
Die früh gestartete Stammdatenübernahme und der Aufbau im Standard brachten die Fachbereiche zügig ins produktive Arbeiten.
Durchgängige Ende-zu-Ende-Prozesse und damit stabilere Abläufe. Über Azure DevOps und ICB IGNITE ist das Wissen strukturiert und dokumentiert.
Das Deutschland-Template ist die Grundlage für den Rollout. Weitere Standorte müssen damit nicht von Grund auf neu konzipiert werden.
Diese Erfolgsgeschichte beschreibt ein reales Beratungsprojekt in anonymisierter Form. Zum Schutz des Kunden werden weder Unternehmens- und Personennamen noch Branche, Standortnamen oder der Hersteller des Altsystems genannt; die dargestellten Rahmendaten sind bewusst allgemein gehalten. Die fotorealistischen Seitenbilder sind KI-generiert, die Phasengrafik ist eine eigene Darstellung.
