Was ist ein Dokumentenmanagmentsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die das Erfassen, Verwalten, Speichern, Organisieren, Suchen und Abrufen von digitalen Dokumenten erleichtert. Es wird in Unternehmen eingesetzt, um den Umgang mit digitalen Dokumenten und Dateien zu rationalisieren und zu verbessern.
Die Hauptziele eines Dokumentenmanagementsystems sind:
Speicherung von Dokumenten: Ein DMS ermöglicht die zentrale Speicherung verschiedener Arten von Dokumenten, darunter Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDF-Dateien, Bilder und andere digitale Daten. Auf diese Weise werden die Dokumente nicht über verschiedene Server oder Verzeichnisse verstreut.
Organisation der Dokumente: In einem DMS werden die Dokumente strukturiert angeordnet, in der Regel mit Hilfe von Ordnern, Kategorien oder Schlüsselwörtern. Dadurch wird das Auffinden und der Zugriff auf die benötigten Informationen vereinfacht.
Versionierung und Revision: Ein DMS speichert die verschiedenen Versionen eines Dokuments, so dass die Benutzer die Änderungen verfolgen und zu früheren Versionen zurückkehren können. Dies ist besonders wichtig, wenn gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, um sicherzustellen, dass jeder die neueste Version verwendet.
Zugriffsverwaltung: Ein DMS ermöglicht die Verwaltung und Kontrolle des Dokumentenzugriffs. Zur Wahrung der Sicherheit und des Datenschutzes können Unternehmen festlegen, wer bestimmte Dokumente einsehen, ändern oder nur darauf zugreifen darf.
Suchfunktion: Eine effektive Suchfunktion ist ein Merkmal eines starken DMS, das es den Benutzern ermöglicht, schnell und einfach nach bestimmten Dokumenten, Materialien oder Stichworten zu suchen.
Workflow-Integration: Einige DMS-Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente mithilfe von Workflow-Funktionen durch vorgegebene Verfahren zu leiten. So können zum Beispiel Prozesse zur Freigabe von Dokumenten oder Genehmigungsverfahren integriert werden.
Sicherung und Wiederherstellung: DMS-Systeme bieten oft automatische Backups und Wiederherstellungsfunktionen, um sicherzustellen, dass Dokumente auch bei technischen Problemen oder Datenverlusten geschützt sind.
Ein gut integriertes Dokumentenmanagementsystem erhöht die Effektivität der Dokumentenverwaltung, steigert die Leistung der Mitarbeiter, fördert die Teamarbeit und bietet einen besseren Schutz und eine bessere Kontrolle über die Unternehmensunterlagen. Es wird von einer Vielzahl von Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, um die wachsende Menge an digitalen Informationen zu verwalten.
Was ist ein Enterprise Resource Planning System (ERP)?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine umfassende Softwarelösung, die speziell für die Integration, Automatisierung und Verwaltung aller geschäftsbezogenen Vorgänge und Ressourcen eines Unternehmens entwickelt wurde. Es dient als zentrale Datenbank, ermöglicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen in Echtzeit und erleichtert effiziente Unternehmensabläufe.
Die Hauptziele eines ERP Systems sind:
Integration von Geschäftsprozessen: ERP vereinheitlicht alle wesentlichen Vorgänge, einschließlich Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Fertigung und Personalwesen. Dies verringert die doppelte Dateneingabe und ermöglicht einen reibungslosen Daten- und Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen.
Effizientes Ressourcenmanagement: Ein ERP System hilft bei der Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens, einschließlich Rohstoffen, Lagerbeständen, Ausrüstung, Finanzen und Personal. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver zu nutzen und Kosten zu senken.
Berichte und Analysen in Echtzeit: ERP Systeme bieten leistungsstarke Berichts- und Analysefunktionen, die den Unternehmen einen sofortigen Zugriff auf Informationen über die Leistung ihres Betriebs ermöglichen. Auf diese Weise können sie kluge Entscheidungen treffen und umgehend auf Marktveränderungen reagieren.
Automatisierung von Geschäftsprozessen: ERP rationalisiert manuelle Arbeitsabläufe und Verfahren, steigert die Produktivität und reduziert menschliche Fehler. Die Mitarbeiter können sich nun auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Governance und Compliance: Ein ERP System unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Verpflichtungen. Eine konsistente Datenerfassung und -archivierung erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsaktivitäten.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Zur Unterstützung der Vertriebs- und Kundendienstprozesse, zur Verwaltung von Kundeninformationen und zur Erhöhung der Kundenbindung verfügen viele moderne ERP Systeme auch über CRM Funktionen.
Sicherheit und Zugriffskontrolle: ERP Systeme verfügen über umfangreiche Sicherheitsfunktionen, um den Zugriff auf private Unternehmensdaten zu beschränken und die Systemintegrität zu gewährleisten.
Ein gut eingeführtes ERP System ermöglicht es Unternehmen, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken, die Zusammenarbeit zu fördern und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Es wird in Unternehmen verschiedener Größen und Branchen eingesetzt und kann an die spezifischen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse eines Unternehmens angepasst werden. Ein erfolgreiches ERP System kann dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern und sein Wachstum zu fördern.
Automatisierungen und Kosteneinsparungen durch ERP Systeme und DMS
Business Workflows sind definierte Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen, um bestimmte Aufgaben oder Ziele zu erreichen. Sie dienen dazu, die Effizienz und Qualität von Geschäftsprozessen zu erhöhen und Fehlerquellen zu minimieren.
Das Medium der Business Workflows war früher mit der Umlaufmappe klar definiert. Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Unternehmen jedoch eine Entscheidung darüber treffen, an welchem digitalen Ort Geschäftsabläufe künftig abgebildet werden sollen. In dieser Analyse werden die beiden gängigsten Alternativen, ERP- und DM-System, näher betrachtet.
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind Softwarelösungen, die dazu dienen, die verschiedenen Geschäftsbereiche und -Prozesse eines Unternehmens zu verbinden und zu automatisieren. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der sämtliche Unternehmensbereiche miteinander vernetzt sind und somit eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Bekannte Hersteller sind z.B. SAP, Microsoft, Infor oder Oracle.
DMS hingegen sind darauf ausgelegt, die Verwaltung und den Austausch von Dokumenten und Inhalten innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. Sie bieten zentralisierte Speicherlösungen und Tools zur Bearbeitung, Veröffentlichung und Verteilung von Inhalten. Bekannte Hersteller sind z.B. d.velop, Shareflex, Docuware oder ELO.
ERP- und DM-Systeme bieten also beide die Möglichkeit, Geschäftsabläufe zu definieren und zu automatisieren. Durch die Integration von Geschäftsprozessen in die Software werden diese beschleunigt und vereinfacht. Die Fähigkeit, Geschäftsabläufe abzubilden und zu automatisieren, ermöglicht es Unternehmen, schneller und effizienter zu arbeiten und so Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Um dies zu vertiefen, werden im Folgenden zwei Prozesse, die in fast jeder Organisation vorkommen, analysiert, wobei die Unterschiede herausgearbeitet und die Ableitungen daraus dargestellt werden.
Den Vorteil aus Standardprozessen in mehreren Systemarten erkennen und die Flexibilität erhöhen
Erster Beispielprozess: Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)
Der Vorteil der smarten Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) ist, dass sie ausschließlich mit digitalen Daten und Dokumenten arbeitet, nachdem im ersten Prozessschritt der Medienbruch durchgeführt wurde. Szenarien, die ein optisch und technisch stark in das ERP System eingebettetes DMS nutzen, zeichnen sich zudem durch eine nahezu durchgängige User Experience innerhalb der ERV aus.
Dieses Standardszenario für ERV zeigt, wie die beiden Systeme Hand in Hand arbeiten, indem Kernfunktionen genutzt werden, um die Schwächen des anderen Systems zu kompensieren. Angefangen bei der Rechnungsbuchung: Wo das ERP-System unintelligent auf eine manuelle Zuordnung zu einem Vorgang setzt, kann das DMS durch technisches Auslesen der Rechnung (Optical Character Recognition - OCR) den Beleg automatisch einem ERP-Vorgang zuordnen und so eine 1:1-Verknüpfung zwischen Vorgang und Beleg herstellen, die den Zugriff aus beiden Systemen auf das jeweilige Gegenüber gewährleistet. Für den Freigabe-Workflow lohnt es sich oft das DMS zu nutzen, da dort die Berechtigungsmatrix flexibler hinterlegt und angepasst werden kann. Die Buchung in der Finanzbuchhaltung ist übersichtlich im ERP angesiedelt, bei Bedarf kann aber mit wenigen Klicks auf den entsprechenden Beleg zugegriffen werden. Ist die Buchung abgeschlossen, wird der datenbezogene Vorgang im ERP archiviert und der Beleg im DMS revisionssicher abgelegt. Für die künftige Suche kann je nach Bedarf in der ERP-Transaktion nach Lieferant, Buchungsnummer o.ä. oder im DMS nach Beleginhalt, Absender, etc. gesucht werden.
Zweiter Beispielprozess: Vertragsmanagement
Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht die direkte Zuordnung des Vertrages zu Stammdaten, Buchungen etc. und somit keine Entkoppelung von Vertragsdokument und der systemischen Verarbeitung der Vertragsinhalte. Zudem wird Papier gespart und Freigaben wie Signaturen können digital durchgeführt werden.
Die Best Practice für den Standardprozess im Vertragsmanagement setzt ebenfalls auf eine Arbeitsteilung zwischen ERP und DMS mit Fokus auf die Kernfunktionen. Die Verwendung von Vertragsvorlagen aus dem DMS, einschließlich der Vertragserstellung über standardisierte Felder, ermöglichen es, die Verwendung aktueller Vorlagen und die formal korrekte Befüllung von Verträgen sicherzustellen. Jeder Vertrag entsteht aus einer betrieblichen Notwendigkeit heraus und ist in der Regel mit Zahlungsverpflichtungen verbunden, sowohl debitorisch als auch kreditorisch. Hierfür ist die direkte Zuordnung des Vertragsbelegs zu den Buchungsvorgängen im ERP-System gegeben. Die digitale und vor allem rechtssichere Unterschrift ist ein wesentlicher Mehrwert von Vertragsmanagement-Lösungen. Die direkte Integration in viele DM-Systeme verursacht keine Medienbrüche und ist im Falle von Software as a Service (SaaS)-Lösungen technisch und rechtlich immer auf dem neuesten Stand.
Neutrale Anforderungsanalyse anstatt voreingenommener Systemauswahl
Die beiden Prozessbeispiele verdeutlichen vor allem eines: Die Antwort auf die Frage, ob ein ERP-System oder ein DMS besser geeignet ist, um Geschäftsabläufe abzubilden, kann nicht pauschal gegeben werden, sondern muss für jede Organisation individuell beantwortet werden. Oft wird es eine Mischung aus beiden Technologien sein, so dass es elementar ist, dass die Geschäftsabläufe im Unternehmen sorgfältig geplant und technologisch so gestaltet werden, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und die Berücksichtigung der Benutzerbedürfnisse und der dahinter stehenden Rollen sind entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung von Geschäftsabläufen. Im Klartext bedeutet dies: Analysieren Sie zunächst technologieoffen die Anforderungen und wählen Sie auf dieser Basis das System aus, anstatt sich erst für ein System zu entscheiden und dann die Prozesse in der vielleicht nur zweitbesten Lösung abzubilden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ERP- und DM-Systeme die Möglichkeit bieten, Geschäftsabläufe (neu) zu definieren und zu automatisieren, um die Effizienz und Qualität der Geschäftsprozesse zu steigern. Allerdings ist eine gründliche Analyse und Planung wichtig, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
