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Die datenbasierte Geschäftsprozessanalyse als Treiber der Digitalisierung

Wenn man heutzutage das Wort Data Mining hört, haben viele eine Vorstellung davon, was es bedeutet. Data Mining definiert man als einen Prozess, bei dem Daten aus mehreren Perspektiven analysiert und schließlich zu nützlichen Informationen zusammengefasst werden. Gestützt auf diese Informationen, können dann Entscheidungen getroffen werden, die den Erfolg eines Unternehmens beeinflussen. Im Gegensatz zu Data Mining, das mittlerweile allgemein bekannt ist, scheint Process Mining für viele immer noch ein neues Thema zu sein. Was ist Process Mining und wie funktioniert es? Immer häufiger werden uns im Arbeitsalltag diese Fragen gestellt.
Generell verfolgen wir mit Process Mining dasselbe Ziel wie mit Data Mining: Daten aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren und zu nützlichen Informationen für Geschäftsentscheidungen zusammenzufassen. Aber dieses Mal stehen die Geschäftsprozesse einer Organisation im Fokus. Mit anderen Worten, Process Mining ist eine Kombination aus Geschäftsprozessmanagement und Data Mining.

Datenbasierte Geschäftsprozessanalyse - Mann tippt auf futuristischem Tablet

Funktionsweise

Dabei werden die Daten, die in den Cloud-, Unternehmens- oder Legacy-Systemen eines Unternehmens vorhanden sind, genutzt, um die reale Ausführung der Unternehmensprozesse zu visualisieren. Nahezu alle IT-Systeme speichern Daten in Datenbanken und erstellen sogenannte „event logs“ (Ereignisprotokolle). Process Mining bezeichnet diese digitalen Fußspuren als „event data“ (Ereignisdaten), die für die Process Mining-Analyse erforderlich sind. Die Process Mining-Software extrahiert aus den gesammelten Prozessinformationen des Unternehmens die relevanten Daten, stellt diese grafisch dar und analysiert sie. Einfacher ausgedrückt, die Software erkennt was Mensch und Maschine innerhalb des Unternehmens leisten und stellt dies anschaulich in einem übersichtlichen Prozessdiagramm dar. Da der Ablauf der Prozesse entsprechend der chronologischen Abfolge der Ereignisse abgebildet ist, wird jede Abweichung von den Soll-Prozessen veranschaulicht und kann bis in die letzte Ebene analysiert werden. Dadurch werden z. B. häufige Fehlerquellen und potenzielle Engpässe identifiziert. Das Process Mining ist also eine Schnittstelle zwischen Data Mining und dem klassischen Geschäftsprozessmanagement.

Mehrwerte

Die Vorteile der Process Mining-Technologie liegen auf der Hand. Solange die entsprechenden Daten in den Systemen der Unternehmen vorliegen, kann jeder Prozess auch im großen Umfang und gleichzeitig mit geringem Personaleinsatz digital rekonstruiert werden. Die Prozesse werden vollständig und genau auf der Grundlage von Fakten analysiert und dargestellt. Das Augenmerk liegt dabei auf der Identifizierung von Engpässen, Abweichungen und ineffizienten Prozessen, die überdacht oder automatisiert werden sollten. Durch die effiziente Process Mining-Software können Prozesse kontinuierlich überwacht und Verbesserungen gemessen werden. Man kann auch die Compliance mit vollständigen Audit-Trails durch die Process Mining-Technologie vereinfachen.

Anwendungen

Die smarten Algorithmen der Process Mining-Software ermöglicht eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, sodass der Process Mining-Ansatz branchenübergreifend eingesetzt wird und sich insbesondere bei der Durchführung von Transformations- und Standardisierungsprojekten hoher Nachfrage erfreut. Laut Gartner sind die am meisten verbreiteten Anwendungsfälle für Process Mining wie folgt: Optimierung von Prozessen, Geschäftsprozessmanagement, Verbesserung von Auditing und Compliance, Analyse und Validierung, verbesserte Prozessautomatisierung, Unterstützung der Digitalisierung durch das Verknüpfen von strategischen und betrieblichen Aspekten sowie Verbesserung der Ressourcenoptimierung bei IT Operations.

Digitalisierung

Um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen weiter voranzubringen, ist nach den Grundlagen wie Automatisierung und Digitalisierung der Unternehmensprozesse, das Process Mining der nächste logische Schritt, um digitalisierte Prozesse weiter zu optimieren und gegebenenfalls entscheidend abzuändern und somit die Effizienz des Unternehmens weiter zu steigern. Process Mining ermöglicht den Mehrwert, der oft kostenintensiven Digitalisierungstrategien der Unternehmen zu maximieren, indem es die Bewertung und Priorisierung der Transformationsinitiativen für Unternehmensentscheider sichtbar macht.

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Häufig gestellte Fragen

Wo setzt man Process Mining ein?

Process Mining ist nicht auf eine Branche beschränkt. In den letzten Jahren wurde die Process Mining-Technologie erfolgreich zur Optimierung der Geschäftsprozesse und Kostenreduzierung in allen Branchen eingesetzt, vom Banken- und Versicherungswesen über Transport und Logistik bis hin zu Behörden und Verwaltungen.

Kann sich eine Process Mining-Software mit verschiedenen Systemen und Daten aus verschiedenen Quellen verbinden?

Ja, dies ist möglich. Die Process Mining-Software stellt Konnektoren zur Verfügung, die die Datenübertragung aus verschiedenen Quellen ermöglicht.

Wie grenzt sich Process Mining vom klassischem Geschäftsprozessmanagement ab?

Aufwändige Workshops, in denen die IST-Prozesse erst durch Erfragen und mühsames Dokumentieren erfasst werden können, sind bei Einsatz der Process Mining-Technologie nicht mehr notwendig. Die Process Mining-Software visualisiert den Status-Quo automatisiert aus den Ereignisprotokollen der im Unternehmen eingesetzten Systeme.

Wir haben Process Mining in unserem Unternehmen bisher noch nicht angewendet, wie lange dauert ein erstes Projekt?

Je nach Prozessumfang und Datenlage ist die erfolgreiche Projektdurchführung innerhalb von wenigen Wochen möglich.

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