Microsoft 365 Collaboration zu Ende gedacht, ein Blick unter die Haube!

Virtuelle Workshops, Automatisierung von Routineaufgaben und PowerApps zur Erstellung fachspezifischer Apps – die Fokusthemen dieses Webinars.

Viele Unternehmen mussten im Frühjahr 2020 abrupt neue Kommunikations- und Kollaborations-Lösungen wie Microsoft Teams einführen. Diese wurden verwendet, um schnell Möglichkeiten zum Austausch, zur gemeinsamen Datenbearbeitung oder der (Video-)Telefonie vom Home Office aus, zu schaffen. Besonders Microsoft 365 (M365) bietet dabei wesentlich mehr Funktionen, als unter diesem zeitlichen Druck durchdacht werden konnten.

Da sich die Zusammenarbeit auch in Zukunft immer stärker im virtuellen Raum abspielen wird und verschiedene Anforderungen bedient werden müssen, lohnt es sich besonders das Gesamtpaket von M365 anzuschauen.

Ziel des Webinars war es die Gesamtlösung darzustellen und auf einige Methoden sowie Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit genauer einzugehen. Insbesondere wurden dabei folgende Themen hinterleuchtet:

  • Wir organisiere ich virtuelle Workshops mit Gruppenarbeiten und Kaffeeecken?
  • Wie automatisiere ich kleine Routineaufgaben, wie zum Beispiel Genehmigungsprozesse?
  • Wie nutze ich die PowerApps fürs Prototyping von Apps in Fachabteilungen, um Funktionen schnell praktisch zu testen?

Virtuelle Workshops

Wenn man über virtuelle Workshops spricht, trifft man oft auf dieselben Herausforderungen: Wie schaffe ich es, dass sich Teilnehmer interagieren, wie kann ich Gruppenarbeiten organisieren, wie fördere ich die Kreativität und wer hat am Ende die Verantwortung für die zu bearbeitenden Themen?

Selbst wenn man viel Erfahrung aus Präsenz-Workshops hat und routiniert auf viele Situationen reagieren kann, verhält es sich im virtuellen Format oft anders. Die genannten Fragestellungen werden wieder zu Herausforderungen und insbesondere als Moderator muss man sich gesondert vorbereiten. Schließlich muss man hier noch eine Technologie bedienen, die Aufmerksamkeit von der gewohnten Tätigkeit nimmt.

Folgende drei Säulen helfen dabei die Herausforderungen erfolgreich zu meistern: Planung – Vorbereitung – Moderationsmethoden.

Automatisierung von Routineaufgaben

Ein weiteres Thema, welches Microsoft 365 Kunden genauer betrachten sollten: Die Automatisierung von Routinearbeiten mit Microsoft Power Automate. Routinearbeit in Teams und Unternehmen können sehr vielfältig sein. In diesem Fall werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten, die Microsoft mitliefert, sowie auf Rahmenbedingungen.

Ziel der Automatisierung ist es Zeit für non-routine Arbeiten zu schaffen und die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Um das zu erreichen greift man auf Workflows zurück. Hierzu benötigt man grundsätzlich keine besondere Expertise, da man mit einfach verständlichem Drag and Drop bereits wirkungsvolle Workflows erstellen kann.

PowerApps für die Erstellung fachspezifischer Apps

Das Webinar vermittelt eine Idee, wie man PowerApps zur Lösung spezieller Anforderungen nutzen kann, welche Grenzen es gibt und wie man mit diesen umgeht.

Mit PowerApps lassen sich für bestimmte Tätigkeiten kleine mobile Apps entwickeln, testen und einsetzen. Die Idee ist angelehnt an verschiedenen neueren Methoden – wie zum Beispiel auch Design Thinking: schnell ein Prototyp entwickeln, testen, bewerten und so eine Grundlage für weitere Entscheidungen schaffen.

Der Gedanke dahinter: Die meisten Entwicklungen beanspruchen viel Zeit, sind kostenintensiv und werden oft „überentwickelt“. Mit PowerApps benötigt man kein Entwicklerteam. Man braucht nur versierte und ambitionierte Power User, mit denen man einzelnen Ideen ausprobieren kann und möglichst schnell etwas zum Testen bekommt. Bewertungen finden auf Basis von Realtests statt.

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