Process Mining – Migration ERP

Process Mining vereinfacht die komplexe ERP Migration

ERP Systeme bilden stets den Mittelpunkt der IT-Landschaft eines Unternehmens. Das ERP System stellt dabei einen Überblick über die Finanz-, Bestands- und produktionsbezogenen Informationen des Unternehmens zur Verfügung. Dabei ist die Leistungsfähigkeit des ERP Systems der Schlüssel zum Ausführen von Kernprozessen eines Unternehmens. Entsprechend beeinträchtigt ein veraltetes bzw. fehlerhaftes ERP System die Kontinuität und damit den Erfolg eines Unternehmens erheblich. Im bereits veröffentlichten Blogartikel zu Cloud ERP haben wir die vielfältigen Gründe, die für die Einführung eines neuen ERP Systems sprechen, dargestellt. Die Umstellung auf ein neues ERP System ist ein interessanter Anwendungsfall, der das Potenzial der Process Mining-Technologie veranschaulicht. Bei der ERP Migration müssen vorab essenzielle Fragen beantwortet werden: Was soll in das neue System übernommen werden, welche alten Prozesse müssen geändert oder ganz gestrichen werden, um das System schlanker und effizienter zu gestalten. Bei diesen Fragestellungen ist der Einsatz von Process Mining für den zukünftigen Projekterfolg entscheidend. Durch die digitalisierte und faktenbasierte Prozessvisualisierung der Process Mining-Technologie, erhalten die Projektentscheider wichtige Hinweise, welche die Projektrisiken und Kosten entsprechend reduzieren.

Vorbereitung ERP Migration

Um der Komplexität von Migrationen gerecht zu werden, wird ein umfassendes Planungs-und Risikomanagement durchgeführt. Nichtsdestotrotz wird diesem Thema, nach den teuren Fehlschlägen mehrerer hochkarätiger Unternehmen viel Negativität entgegengebracht. Laut Gartner (Strategic Roadmap for Postmodern ERP) werden 60 % aller bisher durchgeführten ERP Migrationen als nicht erfolgreich angesehen, da sie sich negativ auf den Unternehmenserfolg ausgewirkt haben. Dieses Stigma lässt sich in Zukunft durch den frühzeitigen Einsatz der Process Mining-Technologie zur Unterstützung einer ERP Migration ändern.

Die ERP Migration beginnt mit einer ausführlichen Bestandsaufnahme der gesamten Unternehmensprozesse. Bisher wurde diese Bestandsaufnahme oft manuell und in ressourcenintensiven Workshops durchgeführt. Dies ist nicht nur kostenintensiv, sondern auch besonders anfällig für Fehler bei der Datenanalyse. Durch den Einsatz von Process Mining lassen sich diese Fehler vermeiden und bereits in dieser Phase erhebliche Mehrwerte für das Unternehmen realisieren. Das faktenbasierte, schnelle und präzise Analysieren der Unternehmensdaten durch die Process Mining-Technologie ermöglicht einen konsistenten Echtzeit-Überblick der Unternehmensprozesse. Dadurch können bisherige Fehlerquellen, die durch die menschliche Beurteilung der Unternehmensdaten entstehen, vernachlässigt werden.

Einsatz von Process Mining im zu migrierenden („alten“) ERP System ermöglicht Datenintegrität

Um einen transparenten Überblick über die Prozesse zu schaffen, werden die Unternehmensdaten aus dem aktuellen ERP System genutzt. Mit anderen Worten, Performancelücken und Fehler in den Daten kommen bereits vor Beginn der eigentlichen Migration ans Licht. Folglich wird die Migrationsstrategie angepasst, um so teure Fehler während der eigentlichen Migration zu vermeiden.

IST-Analyse der Prozesse als Vorlage für ein neues ERP System nutzen

Process Mining ermöglicht die Durchführung einer aussagekräftigen IST-Analyse, indem alle Unternehmensprozesse standortübergreifend analysiert und dokumentiert werden. Diese IST-Analyse der Unternehmensprozesse zeigt Best Practices für den Unternehmensablauf auf. Diese Best Practices haben im aktuellen System funktioniert und sollen deshalb auch so im neuen ERP System verwendet werden. Sie dienen also als Plan für das neue ERP System, in dem die Prozesse stets konsistent sind.

Die erstellte ERP Vorlage kann mit der Process Mining-Technologie im Ist-System simuliert und mit dem Zielbild abgestimmt werden. Bestehende Lücken, Fehler etc. können so bereits im Vorfeld abgeändert und in den Prozessen angepasst werden.

Kontinuierliche Verbesserung des ERP Systems mit Process Mining nach der Migration

Trotz aufwendiger Vorbereitung der ERP Migration werden kleine Systemanpassungen nötig sein, sobald die Vorlage in Betrieb geht. Die gleiche Process Mining-Technologie, welche bei der Vorbereitung verwendet wird, kommt auch zum Einsatz, um die Umsetzung der Vorlage zu messen und den Nutzen nach der Migration zu maximieren. Durch die Echtzeit-Datenanalyse kann nach dem Go-live der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand verglichen werden und so Verbesserungspotenziale direkt identifiziert und umgesetzt werden.

Zusammenfassend kann man für die Einbindung der Process Mining-Technologie im Rahmen der ERP Migration folgende Vorteile aufzählen:

> Reduzierung des Projektrisikos‍

Echtzeit-Monitoring der Prozessperformance und datenbasiertes Erfassen der IST-Prozesse reduziert das Risiko.

> Erhöhte Transparenz

Die Analyse der Unternehmensdaten aus dem aktuellen ERP System ermöglicht einen transparenten Überblick der Geschäftsabläufe.

> Vollständige Datenintegrität

Durch die konsistenten Daten können Performancelücken und Fehler schneller und noch vor der Migration identifiziert werden.
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> Reduzierung der Kosten

Durch datengetriebene Systemintegration und evidenzbasierter Prozessoptimierungen werden enorme Kosten eingespart.

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Häufig gestellte Fragen

In welcher Phase der ERP Migration ist Process Mining sinnvoll?

Der Einsatz der Process Mining-Technologie ist in allen Phasen der Migration sinnvoll. Um eine konsistente und erfolgreiche Migration durchzuführen, ist es ratsam, bereits zu Beginn den Migrationsprozess mit Process Mining zu unterstützen. Man muss sich die Migration wie eine Hausentrümpelung vorstellen, indem durch Process Mining nur die Elemente des alten ERP Systems ausgewählt werden, die auch das neue ERP System verbessern. Schließlich will man nichts implementieren, was im neuen ERP System keinen Sinn ergibt.

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Ist die IT-Abteilung nicht bereits mit der ERP Migration genug ausgelastet?

Diese Ansicht ist tatsächlich oft eine Barriere für viele Unternehmen. Process Mining unterstützt die Migration, sodass diese effizienter durchgeführt werden kann. Die dafür benötigten Ressourcen aus Ihrer IT-Abteilung sind überschaubar und sind bei Gegenüberstellung des Nutzens vernachlässigbar. Dazu sei auch gesagt, dass gängige Process Mining-Softwares über Standardschnittstellen zu vielen ERP Systemen verfügen und so einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

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Was bringt der Einsatz von Process Mining nach der Migration?

Durch Process Mining wird die Aufnahme aller digitalen Schritte eines Ist-Prozesses beschleunigt. Es handelt sich also um eine Bottom-Up-Analyse, bei der die Performancelücken und Möglichkeiten der Verbesserung für bestehende Prozesse aufgezeigt werden. Die Rahmenbedingungen dafür ändern sich im Unternehmensalltag in unregelmäßigen Abständen. Es lohnt sich daher auch nach der ERP Migration durch kontinuierliches Monitoring der KPI´s und eine regelmäßige Analyse eine unternehmensweite Prozessexzellenz durch Process Mining zu gewährleisten. Um den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu realisieren, sollte Process Mining also kein Einmalprojekt bleiben.

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Hilft Process Mining bei der Auswahl eines geeigneten ERP Systems?

Process Mining unterstützt bereits bei der Auswahl eines ERP Systems. Führt man z. B. bei dem zu ersetzenden ERP System eine umfassende IST-Analyse mit Process Mining durch, erhält man einen Überblick über die wichtigen KPI´s, die einzelnen Prozesse und dessen Variationen. Durch Process Mining kann so systemübergreifend die beste Lösung als Ausgangslage für die Konzeption eines neuen Systems ermittelt werden. Dadurch kann von Beginn an sichergestellt werden, dass das bevorzugte ERP System die entsprechenden effizienten Prozesse auch tatsächlich unterstützt.

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Welche ERP Systeme unterstützt der Process Mining Anbieter Celonis?

Celonis ist nicht auf einzelne ERP Systeme beschränkt. Grundsätzlich unterstützt Celonis alle gängigen ERP Systeme. Celonis verfügt über zahlreiche Apps und Prozess-Konnektoren für die am Markt etabliertesten ERP Systeme. Dadurch lässt sich z. B. die Einführung eines Standardprozesses, z. B. in SAP enorm beschleunigen. Für den Fall, dass für das jeweilige ERP System keine vorgefertigten Schnittstellen von Celonis zur Verfügung stehen, ist dies kein Hindernis. Entsprechende Konnektoren können für die jeweilige Situation erstellt und an das entsprechende ERP System angepasst werden.

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