Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschreibt eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Informationen digital zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Es handelt sich um eine zentrale Plattform, auf der Informationen in verschiedenen Formaten, wie beispielsweise Word, Excel oder PDF, erfasst und abgelegt werden können. Ein DMS bietet eine Vielzahl an Funktionen, die darauf abzielen, Dokumente und Informationen effektiv zu verwalten. Die wichtigsten Funktionen eines DMS werden im nachfolgenden aufgelistet:
Dokumentenerfassung und -import: Ein DMS ermöglicht die Erfassung und den Import von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Scanner oder Cloud-Speicher. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente zentral zu speichern und zu organisieren.
Dokumentenindexierung und -klassifizierung: Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu indexieren. Dadurch ist eine strukturierte Ablage der Dokumente gewährleistet. Dies wiederum erleichtert die Suche und das Auffinden von Dokumenten.
Dokumentensuche und -anzeige: Ein DMS ermöglicht es Benutzern, schnell und einfach nach Dokumenten zu suchen. Mithilfe verschiedener Suchfunktionen, die auf den Inhalt oder die Metadaten von Dokumenten basieren, können Dokumente effizient gefiltert werden.
Dokumentenbearbeitung und -freigabe: Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und freizugeben. Mit einem DMS können Freigabeprozesse gestaltet werden, um beispielsweise Genehmigungen von Vorgesetzten zu erhalten. Darüber hinaus können mithilfe der Integration einer digitalen Signatur Dokumente schneller und sicherer unterzeichnet und genehmigt werden. Eine digitale Signatur basiert auf einem digitalen Zertifikat, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und eine Verschlüsselung von Dokumenten ermöglicht. Dies macht es schwieriger, Dokumente zu fälschen oder zu manipulieren.
Dokumentenkontrolle und -sicherheit: Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren und zu sichern. Unternehmen können verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können.
Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten: Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente sicher zu archivieren und aufzubewahren. Unternehmen können Richtlinien festlegen, um sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden.
Workflow-Automatisierung: Ein DMS bietet die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu beschleunigen.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
Auf Basis der zuvor aufgeführten Funktionen eines DMS, ergeben sich folgende Vorteile gegenüber der traditionellen Dokumentenverwaltung:
Verbesserte Effizienz und Produktivität: Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente schneller und einfacher zu finden, zu bearbeiten, zu teilen und zu speichern, wodurch die Arbeitsabläufe rationalisiert und beschleunigt werden.
Datensicherheit: Ein DMS stellt eine sichere Methode zur Aufbewahrung von vertraulichen und sensiblen Daten dar, indem es die Zugriffsrechte auf Dokumente einschränkt und die Datenverschlüsselung verbessert.
Kostenreduktion: Ein DMS bietet eine zentrale Plattform zur Aufbewahrung von Dokumenten, wodurch die Notwendigkeit für physische Lagerung und die damit verbundenen Kosten reduziert werden.
Dezentrale Zusammenarbeit: Ein DMS ermöglicht es mehreren Benutzern, unabhängig vom Standort, gleichzeitig auf dieselben Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten, wodurch die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens erleichtert werden.
Bessere Compliance: Ein DMS bietet eine bessere Kontrolle und Überwachung von Dokumenten, wodurch Unternehmen sicherstellen können, dass sie die relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften einhalten.
Vermeidung von Datenverlust: Ein DMS bietet eine sicherere Methode zur Speicherung von Dokumenten, wodurch das Risiko von Datenverlust aufgrund von Hardwareausfällen oder menschlichem Versagen reduziert wird.
Bessere Analysemöglichkeiten: Ein DMS bietet detaillierte Einblicke in die Nutzung von Dokumenten und ermöglicht es Unternehmen, die Effektivität von Geschäftsprozessen zu analysieren und zu verbessern.
Zeit und Kosten durch ein DMS sparen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DMS eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt. Die Verwaltung und Organisation von Dokumenten wird deutlich vereinfacht und es können sowohl Kosten als auch Zeit gespart werden. Darüber hinaus bietet ein DMS mehr Datensicherheit und kann Unternehmen helfen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie Ihr internes Dokumentenmanagement optimieren, Ihre Prozesse verbessern und Ihre Produktivität steigern wollen, helfen wir Ihnen gerne bei der Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems!
