Das Wichtigste in Kürze
Eine ERP-Einführung – und hunderte Parameter pro Formular
Der Rahmen: eine ERP-Einführung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bei einem unserer Kunden. Wie in jedem D365-Projekt steckt ein großer Teil der eigentlichen Lösung nicht im Code, sondern in der Konfiguration – in den Parameterformularen, in denen festgelegt wird, wie das System rechnet, bucht, lagert und plant.
Diese Formulare haben es in sich: Ein einziges Parameterformular umfasst schnell bis zu 15 Reiter mit insgesamt rund 200 Feldern und Konfigurationsoptionen – von Auswahllisten über Checkboxen bis zu Schwellwerten. Jede dieser Einstellungen ist eine Entscheidung, die das Projektteam getroffen hat – und die irgendwo nachvollziehbar festgehalten sein sollte.
Warum veraltet ERP-Dokumentation so schnell?
Der klassische Weg sieht so aus: Ein Berater oder Key User öffnet das Formular, arbeitet sich Reiter für Reiter durch die Feldgruppen und überträgt jeden Wert in ein Dokument. Aus unserer Projekterfahrung kostet das schnell ein bis zwei Arbeitstage pro Parameterformular – konservativ geschätzt, ohne Screenshots, Formatierung und Review.
Das eigentliche Problem ist aber nicht der einmalige Aufwand. In einer laufenden ERP-Einführung ändert sich die Konfiguration ständig: Workshops bringen neue Entscheidungen, Tests führen zu Korrekturen, das Go-Live-Datum rückt näher. Jede manuell erstellte Doku ist damit ein Schnappschuss, der schon beim nächsten Konfigurationsstand nicht mehr stimmt. Genau deshalb wird sie in der Praxis irgendwann gar nicht mehr gepflegt.
Bei über 50 relevanten Parameterformularen summiert sich die manuelle Dokumentation auf mehrere Wochen konzentrierter Arbeit – für einen Stand, der kurz darauf veraltet ist. Diese Arbeit kann und will in einem laufenden Projekt niemand leisten.
Wie dokumentiert man ein D365-Setup, ohne Wochen zu verlieren?
Der Auftrag, den wir uns selbst gestellt haben, war deshalb bewusst anders formuliert: nicht „dokumentiere die Konfiguration“, sondern „sorge dafür, dass die Doku aktuell bleibt, ohne dass jemand sie pflegt“.
Als Innovationsprojekt – zunächst als Proof of Concept im eigenen Haus – haben wir dafür einen KI-Agenten auf Basis von Microsoft Copilot Studio entwickelt. Der Agent liest die komplette Setup-Konfiguration direkt aus Dynamics 365 F&SCM aus: alle Reiter, Feldgruppen und Felder eines Formulars, inklusive aufgelöster Auswahlwerte. Er sieht also nicht nur, dass ein Feld gesetzt ist, sondern auch, welche der möglichen Optionen gewählt wurde. Die technische Brücke ins ERP ist das Model Context Protocol (MCP): Über den Dynamics 365 ERP MCP-Server spricht der KI-Agent direkt und standardisiert mit dem System – ohne Bildschirm-Automatisierung und ohne Umwege.
Aus diesen Rohdaten erzeugt der Agent automatisch strukturierte Dokumentation in zwei Formaten – und die Aufteilung ist bewusst gewählt: Das maschinenlesbare JSON ist das Format für Systeme und KI – es macht Konfigurationsstände programmatisch vergleichbar und ist die Grundlage, auf der weitere Agenten und Automatisierungen aufsetzen können, vom Abgleich zweier Umgebungen bis zum kontrollierten Wieder-Einspielen. Die Excel-Arbeitsmappe pro Formular ist das Format für Menschen: Berater und Key User schlagen eine Einstellung in Sekunden nach, filtern und kommentieren, ohne eine Zeile Code. Was vorher ein bis zwei Arbeitstage Handarbeit pro Formular bedeutete, läuft jetzt ohne manuellen Aufwand durch.
Heute produktiv im Einsatz – und die Doku ist einfach da
Nach dem erfolgreichen Proof of Concept haben wir den Agenten für den Einsatz beim Kunden freigegeben und in dessen Umgebung eingeführt. Dort dokumentiert er heute den kompletten Satz von über 50 Parameterformularen vollautomatisch neu – einmal pro Woche, ohne dass jemand einen Knopf drückt.
Der eigentliche Gewinn liegt dabei nicht in der Frequenz, sondern im Zustand, den sie erzeugt: Die Setup-Dokumentation ist einfach immer da und immer aktuell. Niemand muss daran denken, niemand muss sie nachziehen, niemand muss vor einem Audit oder einem Workshop hektisch den Ist-Stand zusammensuchen.
Mehr als Doku: Snapshots, Historie und der Weg zur Golden Configuration
Mit jedem Lauf entsteht mehr als nur ein aktuelles Nachschlagewerk. Die regelmäßig erzeugten Stände entwickeln sich zu einem Werkzeugkasten für das ganze Projekt:
Immer aktuelle Setup-Doku
Der dokumentierte Stand entspricht dem System – nicht dem Wissensstand von vor drei Monaten. Diskussionen über „was ist denn nun eingestellt?“ erübrigen sich.
Snapshots als Backup und Audit-Historie
Jeder Lauf ist ein Konfigurations-Snapshot. Damit lässt sich jederzeit belegen, wie das System zu einem bestimmten Zeitpunkt eingestellt war.
Änderungsverlauf
Weil die Stände als strukturiertes JSON vorliegen, lassen sie sich vergleichen: Was hat sich zwischen zwei Wochen geändert – und passt das zu den Entscheidungen im Projekt?
Grundlage für kontrollierten Re-Import
Ein freigegebener Stand kann als Soll-Konfiguration dienen, die sich bei Bedarf kontrolliert wieder ins System zurückspielen lässt – die Basis einer Golden Configuration.
Was ist eine Golden Configuration – und was hat unsere Doku damit zu tun?
Eine Golden Configuration ist ein geprüfter, freigegebener Soll-Zustand der Systemkonfiguration – der Referenzpunkt, gegen den sich Test-, Schulungs- und Produktivumgebungen abgleichen lassen. Genau dafür liefern die automatischen Snapshots die Grundlage: Sie halten den Ist-Zustand vollständig und maschinenlesbar fest. Der Schritt vom dokumentierten Stand zum kontrollierten Re-Import ist damit vorbereitet – nicht als fertiger Automatismus, aber als realistische Ausbaustufe auf einer sauberen Datenbasis.
Ein Werkzeug, das in die nächsten ERP-Einführungen mitkommt
Die extrahierten Informationen sind nicht auf Dokumentation beschränkt. Künftig können dieselben Daten Work Items in Azure DevOps oder Jira automatisch anreichern: Ein Ticket zur Änderung eines Parameters kennt dann den betroffenen Reiter, das Feld und den aktuellen Wert – ohne dass jemand sie heraussucht.
Vor allem aber ist der Agent wiederverwendbar. Er ist nicht an ein Projekt oder eine Umgebung gebunden und wird Teil unseres Werkzeugkastens für kommende ERP-Einführungen – damit die Frage „Wer dokumentiert eigentlich das Setup?“ gar nicht erst gestellt werden muss.
Sie wollen wissen, was KI-Agenten in Ihrem ERP-Projekt übernehmen können?
Ob Setup-Dokumentation, Konfigurations-Snapshots oder der Weg zur Golden Configuration: Wir zeigen Ihnen an konkreten Beispielen, wo KI-Agenten in Dynamics 365-Projekten heute schon zuverlässig Arbeit abnehmen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
Dieser Beitrag beschreibt ein reales Innovations- und Kundenprojekt der ICB GmbH in anonymisierter Form. Zum Schutz des Kunden werden keine Namen genannt; genannte Aufwandswerte sind Erfahrungswerte aus unserer Projektarbeit. Das Titelbild sowie die entsprechend gekennzeichneten Artikelbilder sind KI-generiert.
